Bạn đang ấp ủ giấc mơ mở quán cafe riêng nhưng lại cảm thấy bối rối không biết bắt đầu từ đâu? Bạn không phải người duy nhất! Thực tế, nhiều chủ quán mới khởi nghiệp đều từng đứng trước câu hỏi: “Mình nên làm gì trước tiên để quán cafe thuận lợi và bền vững?”
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau phân tích từng bước quan trọng, từ lên ý tưởng, chọn địa điểm đến xây dựng menu, để bạn có thể bắt đầu hành trình kinh doanh café một cách tự tin hơn.
Xác Định Ý Tưởng Và Định Hướng Khi Mở Quán Cafe
Trước khi chi tiền hay thuê mặt bằng, việc quan trọng nhất khi mở quán cafe là xác định ý tưởng và định hướng cho quán. Đây không chỉ là bước chuẩn bị, mà còn giúp bạn hiểu khách hàng thực sự mong muốn gì và cách quán của bạn đáp ứng nhu cầu đó. Nhiều người mới mở quán cafe thường nghĩ chỉ cần có mặt bằng đẹp hay đồ uống ngon là đủ, nhưng thực tế, nếu không gắn ý tưởng quán với nhu cầu khách, bạn dễ lãng phí vốn và khó tạo lượng khách trung thành.
Loại hình quán café:
-
Cafe take-away: Phù hợp với những ai muốn vốn thấp và hòa vốn nhanh. Đây là lựa chọn lý tưởng nếu khách hàng mục tiêu là sinh viên hoặc nhân viên bận rộn, thích mua mang đi. Tuy nhiên, điểm hạn chế là khó xây dựng không gian trải nghiệm, khiến khách khó gắn bó lâu dài.
-
Cafe sách hoặc cafe sân vườn: Đây là lựa chọn cho những người muốn tạo cộng đồng khách trung thành nhờ trải nghiệm không gian. Mục tiêu khách hàng thường là những người thích thư giãn, đọc sách, làm việc từ xa hoặc tụ tập bạn bè. Nhược điểm là vốn đầu tư lớn, thời gian hòa vốn dài, đòi hỏi quản lý vận hành tinh tế để duy trì chất lượng trải nghiệm.
-
Specialty coffee: Yêu cầu kỹ thuật pha chế cao và nguyên liệu chất lượng tốt. Phù hợp với khách hàng am hiểu cà phê, sẵn sàng chi trả cao hơn cho trải nghiệm hương vị và dịch vụ. Loại hình này dễ tạo thương hiệu cao cấp và điểm nhấn riêng, nhưng cần đầu tư bài bản vào đào tạo barista và kiểm soát chất lượng nguyên liệu.
Khách hàng mục tiêu: Xác định rõ nhóm khách hàng sẽ giúp bạn thiết kế menu, chọn địa điểm và phong cách quán. Sinh viên thường quan tâm đến giá cả hợp lý, đồ uống trendy và không gian Instagramable để check-in và chia sẻ. Nhân viên văn phòng ưu tiên không gian yên tĩnh, phục vụ nhanh gọn để tiện làm việc hoặc nghỉ trưa. Gia đình sẽ quan tâm đến không gian rộng rãi, an toàn và menu đa dạng cho cả trẻ em và người lớn. Khách du lịch muốn trải nghiệm địa phương, thức uống đặc trưng và quán đẹp để chụp ảnh lưu niệm.
Mục tiêu kinh doanh: Bạn muốn lợi nhuận ngắn hạn, xây dựng thương hiệu lâu dài hay tạo không gian trải nghiệm? Mục tiêu này sẽ định hướng chiến lược marketing, menu, dịch vụ và cách trang trí quán.
Tip: Hãy viết ra tầm nhìn 3–5 năm, kết hợp bảng SWOT (Điểm mạnh – Điểm yếu – Cơ hội – Thách thức) cho quán. Việc này giúp bạn ra quyết định minh bạch, tránh lãng phí vốn, đồng thời đảm bảo quán phục vụ đúng nhu cầu và mong muốn của khách hàng từ ngày đầu tiên.
Xác định ý tưởng rõ ràng, định hướng đúng giúp quán cà phê tỏa sáng.
Nghiên Cứu Thị Trường – Bước Cần Thiết Khi Mở Quán Cafe
Nghiên cứu thị trường là bước quan trọng giúp bạn hiểu rõ khách hàng cần gì, đối thủ đang làm gì và khoảng trống nào bạn có thể khai thác. Nhiều chủ quán mới thường bỏ qua bước này và dễ gặp rủi ro khi mở quán cafe.
Khảo sát đối thủ: Quan sát giá cả, menu, phong cách phục vụ và thời gian phục vụ. Ghi nhận điểm mạnh như đồ uống độc đáo, không gian đẹp, trải nghiệm khách tốt; và điểm yếu như giá cao, phục vụ chậm, không gian chật chội. Việc lập bảng so sánh giữa các đối thủ sẽ giúp bạn nhận diện khoảng trống thị trường và tìm cách tạo sự khác biệt cho quán của mình.
Khảo sát khách hàng: Tìm hiểu sở thích đồ uống, thói quen tiêu dùng, mức chi tiêu trung bình và nhu cầu chưa được đáp ứng, ví dụ khách mong muốn đồ uống healthy, không gian yên tĩnh, menu sáng tạo. Phân loại khách hàng theo nhóm (sinh viên, nhân viên văn phòng, gia đình, khách du lịch) giúp bạn xây dựng menu, giá cả và trải nghiệm không gian phù hợp.
Công cụ hỗ trợ: Sử dụng Google Trends để theo dõi xu hướng đồ uống mới, Facebook và Instagram để quan sát phong cách quán và phản hồi khách hàng. Khảo sát online qua Google Form hoặc mini-survey và offline bằng cách ghé thăm quán đối thủ sẽ giúp bạn thu thập dữ liệu thực tế.
Tip: Thu thập càng nhiều dữ liệu, bạn càng dễ đưa ra quyết định về menu chủ lực, giá cả hợp lý, không gian thu hút và chiến lược marketing hiệu quả, từ đó giảm rủi ro và tăng khả năng thành công khi mở quán cafe.
Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng giúp quán cà phê đi đúng hướng ngay từ đầu.
Lập Kế Hoạch Tài Chính Chi Tiết
Một quán café muốn hoạt động hiệu quả và tránh rủi ro cần có kế hoạch tài chính chi tiết từ đầu. Nhiều chủ quán mới thường chỉ tính chi phí thuê mặt bằng và máy pha, nhưng thực tế, vốn đầu tư và chi phí vận hành bao gồm nhiều khoản khác nhau, và việc dự trù kỹ lưỡng sẽ giúp bạn chuẩn bị trước mọi tình huống.
Dự trù vốn đầu tư ban đầu:
Trước tiên, bạn cần liệt kê tất cả các khoản chi phí:
-
Mặt bằng và thiết kế: Thuê mặt bằng, sửa chữa, trang trí không gian để phù hợp với định hướng quán.
-
Trang thiết bị: Máy pha chế, tủ lạnh, bàn ghế, dụng cụ pha chế, ly cốc, tủ trưng bày…
-
Nguyên vật liệu: Cà phê, trà, sữa, topping, bánh ngọt, nguyên liệu phụ trợ.
-
Nhân sự: Lương barista, phục vụ, thu ngân, và chi phí đào tạo.
-
Marketing và giấy phép kinh doanh: Chi phí quảng bá trước khai trương, logo, nhận diện thương hiệu, giấy phép kinh doanh, thuế và chi phí hành chính khác.
-
Chi phí phát sinh: Luôn có những khoản phát sinh bất ngờ như sửa chữa, nguyên liệu hỏng, thiết bị cần thay thế.
Dự tính dòng tiền vận hành:
Ví dụ, quán nhỏ phục vụ khoảng 50 khách/ngày, mỗi khách trung bình chi 50.000đ → doanh thu ~2.500.000đ/ngày. Chi phí vận hành gồm nguyên liệu, nhân sự, điện nước, marketing… dao động khoảng 1.500.000–2.000.000đ/ngày. Từ đó, bạn có thể xác định điểm hòa vốn: số lượng khách hoặc doanh thu cần đạt để bắt đầu có lãi.
Lưu ý quan trọng: Luôn dự phòng ít nhất 20% ngân sách cho chi phí phát sinh, đặc biệt giai đoạn đầu khi chưa nắm rõ nhu cầu khách và chi phí thực tế.Việc lập kế hoạch tài chính kỹ lưỡng không chỉ giúp bạn biết mình cần bao nhiêu vốn, mà còn giúp ra quyết định thông minh về quy mô quán, menu, giá bán và chiến lược vận hành, đặc biệt với những người mới bắt đầu mở quán café.
Bước khởi đầu cho mọi thành công: lập kế hoạch rõ ràng.
Chọn Địa Điểm Kinh Doanh Phù Hợp
Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến lượng khách và doanh thu của quán. Nhiều chủ quán mới chỉ nhìn vào giá thuê hay diện tích mà bỏ qua các yếu tố thực sự tạo sức hút.
Tiêu chí lựa chọn:
-
Dễ tiếp cận: Vị trí gần đường lớn, giao thông thuận tiện, khách dễ tìm và đi lại.
-
Lưu lượng người qua lại: Khu vực đông dân cư, gần trường học hoặc văn phòng nếu khách hàng mục tiêu là sinh viên hoặc nhân viên văn phòng.
-
Diện tích phù hợp: Không nên chọn mặt bằng quá lớn khi lượng khách chưa ổn định, tránh lãng phí chi phí và khó quản lý.
-
Điều kiện hợp đồng: Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê, điều kiện sửa chữa, trang trí, và các chi phí phát sinh có thể xảy ra.
Yếu tố quảng bá tự nhiên:
-
View đẹp, ánh sáng tự nhiên: Khách thích check-in và chia sẻ trên mạng xã hội, giúp quán quảng bá miễn phí.
-
Không gian Instagramable: Thiết kế thông minh, góc chụp đẹp sẽ thu hút khách trẻ, đặc biệt là sinh viên và giới trẻ, đồng thời tạo ấn tượng lâu dài với khách.
Tip: Một mặt bằng nhỏ nhưng đắc địa, dễ tiếp cận và thu hút khách vẫn hiệu quả hơn một mặt bằng lớn nhưng khuất, đặc biệt khi bạn mới mở quán và chưa có lượng khách ổn định.
Việc chọn địa điểm phù hợp không chỉ giúp quán vận hành thuận lợi, mà còn tăng khả năng khách quay lại và tự quảng bá, đóng góp trực tiếp vào sự thành công lâu dài của quán cafe.
Chọn đúng địa điểm, mở ra cơ hội kinh doanh bền vững.
Xây dựng menu – Linh hồn của quán cafe
Menu chính là trái tim của quán, quyết định trải nghiệm khách hàng và trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu. Một menu được thiết kế hợp lý sẽ giúp khách dễ chọn món, cảm thấy hài lòng và quay lại nhiều lần – yếu tố không thể thiếu khi bạn mở quán cafe.
Chọn sản phẩm chủ lực: Tập trung vào đồ uống signature hoặc combo đồ uống + bánh ngọt. Đây là những món thể hiện phong cách riêng của quán cafe, giúp tạo ấn tượng ngay từ lần đầu tiên khách thưởng thức – nhất là trong giai đoạn mở quán cafe.
Nguyên liệu: Chất lượng nguyên liệu là yếu tố then chốt. Cà phê, trà, sữa, bánh ngọt phải rõ nguồn gốc, đảm bảo vệ sinh và ngon miệng. Khách hiện nay rất nhạy cảm với chất lượng và an toàn thực phẩm, đặc biệt là nhóm sinh viên và gia đình – điều mà người mở quán cafe cần chú ý.
Thiết kế menu: Nhóm đồ uống theo loại, giá cả hợp lý, dễ gọi và trình bày đẹp mắt. Một menu quá dài dễ khiến khách bối rối; nên tập trung 6–10 món chính và bổ sung dần theo nhu cầu và xu hướng – đây cũng là chiến lược hiệu quả cho người mở quán cafe mới.
Thử nghiệm trước khai trương: Mời bạn bè hoặc khách quen trải nghiệm menu thử. Thu thập phản hồi về khẩu vị, giá cả, tên món và hình thức trình bày để điều chỉnh trước khi mở bán chính thức. Đây là cách giúp giảm rủi ro và tối ưu trải nghiệm khách ngay từ đầu cho những ai đang mở quán cafe.
Chuẩn bị vận hành và nhân sự
Để quán vận hành trơn tru, cần chuẩn hóa quy trình pha chế và phục vụ: mỗi công đoạn nên có checklist để đảm bảo hương vị đồng nhất và tiết kiệm thời gian.
Nhân sự: Tùy quy mô quán, cần barista, phục vụ, thu ngân. Đào tạo kỹ năng chuyên môn và thái độ phục vụ từ đầu là điều quan trọng để khách cảm thấy hài lòng và tạo ấn tượng tốt.
Trang thiết bị: Máy pha cà phê, tủ lạnh, ly cốc, bàn ghế, dụng cụ pha chế và phụ trợ phải đầy đủ, chất lượng tốt. Quy trình chuẩn hóa giúp dễ quản lý và kiểm soát chất lượng, đặc biệt khi quán mới mở.
Marketing và khai trương quán cafe
Xây dựng thương hiệu: Logo, tên quán và nhận diện online là nền tảng để khách nhận ra quán ngay từ lần đầu tiên khi bạn mở quán café.
Chiến lược marketing: Kết hợp online và offline để hỗ trợ hiệu quả cho việc mở quán cafe:
-
Social media: Facebook, Instagram, TikTok để chia sẻ hình ảnh đồ uống, không gian và trải nghiệm khách – đây là kênh quan trọng trong giai đoạn mở quán cafe.
-
Mini-game, ưu đãi khai trương, voucher thử đồ uống để thu hút khách ngay từ đầu và tạo hiệu ứng truyền thông cho việc mở quán cafe.
-
Hợp tác KOL hoặc food blogger nếu ngân sách cho phép, giúp quán lan tỏa nhanh hơn và hỗ trợ thương hiệu mới mở quán cafe.
Khai trương mềm: Mời bạn bè, gia đình trải nghiệm, thu feedback trước khi mở rộng. Đây là giai đoạn thử nghiệm quan trọng để điều chỉnh menu, dịch vụ và quy trình trước khi đón khách đông – đặc biệt hữu ích với những ai đang mở quán cafe lần đầu.
Tip: Storytelling thương hiệu, hình ảnh đẹp và không gian Instagramable sẽ giúp quán lan tỏa tự nhiên, thu hút khách trẻ, đồng thời tiết kiệm chi phí quảng bá khi mở quán cafe.
Marketing thông minh – chìa khóa thành công cho quán cafe mới.
Kiên Nhẫn Và Điều Chỉnh Trong Giai Đoạn Đầu
Giai đoạn đầu là thời gian học hỏi và điều chỉnh. Thu thập dữ liệu khách hàng về món bán chạy, giờ cao điểm, phản hồi về đồ uống và dịch vụ. Dựa trên số liệu thực tế, điều chỉnh menu, giá cả, nhân sự và quy trình phục vụ.
Tip: Kiên nhẫn là chìa khóa – không cần vội mở rộng hay đầu tư quá nhiều trong giai đoạn đầu.
Mở quán cafe là một hành trình thú vị nhưng đòi hỏi kế hoạch chi tiết, nghiên cứu thị trường, chọn địa điểm, xây dựng menu và chuẩn bị vận hành cẩn thận. Bắt đầu từ những bước nhỏ, chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng thành công. Ghi ra mục tiêu, phân tích khách hàng và lên ý tưởng menu đầu tiên là bước quan trọng nhất để biến giấc mơ quán café thành hiện thực.